ムダな会議の議題

NTTデータ経営研究所のデータによると、1日1時間半が会議やミーティングに使われています。

8時間勤務とすれば、18.8％もの時間が会議やミーティングに費やされていることになります。

会議やミーティングでは、具体的行動計画などが決定されれば、有意義で生産性は高くなるのですが、必ずしもそうなっているとは限りません。

定例会議や報告会議など、会議の目的がはっきりしていない場合には、ただ単に集まっているだけで何も決められないままに終わってしまいます。

報告であれば、メールで共有してしまえば済むことです。

定例会議やミーティングでは、実績報告、今後の方針、反省などがテーマになります。

しかし、話が飛んだり、言葉の枝葉にこだわって会議が紛糾したりしては、何をテーマにして、どうしたいかがわからないまま時間だけを無駄遣いすることになります。

できなかったことに対する反省についても「なぜ、できなかったんだ？」「なぜ、後回しにした？」などと追求をしても解決には至りません。

それは、過去にフォーカスをしていれば、どうしたって責められているように感じ、言い訳に終始してしまうからです。

しかし、「他のことを優先した目的は？」「後回しにした狙いは？」と聞くと、過去ではなく未来にフォーカスされます。

未来にフォーカスすれば、未来から逆算した答えを考えるため、問題の解決策につながって行くのです。

会議の生産性を上げるには

会議やミーティングでは、やるべきことを明確にして、実行性を高めることが生産性をあげます。

生産性を高めるためには、少し言葉を変えるだけでも効果があります。

会議やミーティングで時間を浪費し、生産性を下げてしまう要因は他にもあります。

本質的ではない質問、参加者の感情的な反応、課題や問題解決に関係のない話し合い、無駄な雑談などです。

これらを解決するには、たった1枚のタスクフォームを使いことが大きな効果をあげます。

タスクフォームには、「課題やタスク」「課題やタスクの目的」「ゴール」「現状理解」「幾通りかの解決方法」「実行すべきこと」「実行したこと」等を1枚の用紙にまとめておきます。

これをベースに会議やミーティングを行うことで、１つの議論に集中できます。

また、いまどこの部分を議論しているのかもわかってくるので、横道にそれそうになっても簡単に修正することが可能です。

何より、解決方法を考え、実行すべきことを明確にするため、具体的行動が伴います。

言葉を変えることも、タスクフォームを利用することにも共通したベースがあります。

それぞれ、「できないこと」にフォーカスする原因追及型思考ではなく、「できてること」「よいところ」にフォーカスする未来解決型思考がベースにあります。

未来解決型思考が社員に定着すれば、企業が成長するための積極的な意見が交わされます。
具体的な実行と検証を繰り返していく組織、元気で前向きに仕事をしやすい組織になるのです。

未来解決型思考が定着する組織づくりは、こちらから